perjantai 1. tammikuuta 2016

Mistä on hyvät keppihevoskisat tehty?

Kyselin instassa, mistä aiheista ihmiset haluaisivat lukea blogista (ja jos vielä aiheideoita on, niitä voi pyytää täälläkin), parikin pyysi postausta kisojen järjestämisestä. Ajattelin heti, että höpsöt, minähän olen kirjoittanut aiheesta sormet väärälleni viime vuosina. Sitten tietysti tajusin, ettei blogissa ole ainuttakaan tekstiä aiheesta, sen sijaan matskuja löytyy kyllä vaikka kuinka paljon muihin tarkoituksiin, joten täältä pesee. Tämä postaus on aika pintapuolinen, jos asia kiinnostaa enemmän (ja osaat tulkita hieroglyfejäni), kannattaa tutustua tekstiin, jonka rustasin SM-kisojen järjestäjille pari vuotta takaperin.
 
Sanottakoon näin aluksi, että keppihevoskisoja on tuhatta eri tasoa: pikkukisat takapihalla, vannoutuneiden harrastajien tai aikuisten järjestämät kisat ja niin edelleen. Kaikilta kilpailuilta ei vaadita samaa tasoa, eikä kuulukaan. Palataan tähän vielä myöhemmin. Käsittelen asiat leirimateriaaleissa esittelemäni jaon mukaisesti kahdeksan otsikon alla. Onnittelen, jos jaksat lukea loppuun asti! : D
 

Alkusanat
 
Kisojen järjestäminen ei ole tähtitiedettä. Kuka tahansa osaa järjestää loistavat kisat, kunhan viitsii pistää pikkuisen vaivaa järjestelyihin ja panostaa pariin tärkeään peruselementtiin.  
Ennen kaikkea on tärkeää olla kaikissa toimissaan
Tasapuolinen
Valmis vastaamaan kysymyksiin
Perehtynyt aiheeseen (kilpailusääntöihin ja lajeihin)
Myöntää virheensä

Ei ole koskaan häpeä pyytää järjestelyissä apua, se on parempi ratkaisu kuin jäädä hautomaan asiaa yksikseen! Suosittelen lämpimästi ennen kisoja tutustumaan esim. SM-kisojen sääntöihin tai SRL:n julkaisuihin, niistä saa varmasti hyviä ideoita. Ota rennosti ja muista pitää kivaa!
 
 

1. Kohderyhmä ja kokoluokka

Alussa ehdinkin sanomaan sanasen aiheesta. Ei ole mitenkään harvinaista, että kisajärjestäjä varautuu hulluun kilpailijamäärään, on tehnyt hienot järjestelyt ja suunnittelut ja sitten paikalle ilmestyy kolme kisaajaa. Hurraa. Tai toisinpäin: haukataan liian iso pala, pidetään hirveä määrä isoja luokkia, kisaajia tulee reippaasti, eivätkä järjestäjät ole kykeneviä hallitsemaan järjestelyjä, vaan kaikki kaatuu niskaan. Kumpikaan vaihtoehto ei ole kiva järjestäjälle eikä kisaajille.

Tässä lyhyesi, mitä suosittelisin tekemään:

Minkä tason kilpailut ovat ? Seura/alue/kansallinen? *
Kuinka monta kilpailijaa pystyt ottamaan? Millainen aikataulu tältä pohjalta rakennetaan (aikatauluista lisää myöhemmin)? Ota mieluummin liian vähän, kuin liian paljon kilpailijoita, jos et ole tottunut suurtapahtumien pyöritykseen.
Keitä kilpailuihin toivotaan? Vain tuttuja vai onko tapahtuma avoin? Huomaa vaikutus ensimmäiseen kohtaan!
-> Missä mainostetaan? Riittävätkö omat sivut/facebookin ryhmä/insta, halutaanko ilmoittaa omilla sivuilla/foorumilla…?


Tämän perusteella voidaan ruveta suunnittelemaan paikkaa ja budjettia, mutta myös nämä edeltävät vaikuttavat kohderyhmään. Älä haukkaa liian isoa palaa kerralla ja pysy realistisena kilpailijamäärän ennusteissa.
 
 
 
2. Paikka
Kun kohderyhmä on selvillä, voidaan miettimään paikkaa. Usein seuratason
kilpailut sijoittuvat automaattisesti kotipihalle, mutta isompien kisojen kohdalla kannattaa jo ruveta miettimään, toteutuvatko toivottavat paikan ominaisuudet kotioloissa. On hyvä miettiä…
Mitä kilpailtavat lajit vaativat? Koulukenttä, estekenttä, monté-rata, maastoesterata…?
Joudutaanko siirtymään muualle omalta pihalta? Jos joudutaan, onko paikka julkinen vai yksityinen, saako sinne mennä? Miten kalusto saadaan sinne?
Ota huomioon kisojen koko! Pikkukisat voi pitää vielä vaikka koulun pihalla ilman lupia, mutta mitä jos kilpailijamäärä nousee?
Ota asiasta selvää hyvissä ajoin, ota rohkeasti yhteyttä ja suunnittele budjetti sen mukana, joudutaanko paikasta maksamaan vuokraa. (Kirjalliset luvat!)
Riittävätkö yhteydet (bussi- ja rautatieasemat/pysäkit)? Onko tilaa parkkipaikalle? Onko saniteettitilat riittävät?  Riittääkö kalusto? (Ks. Kohta 8.)
Minkä tason kilpailuiden edellytykset täyttyvät?*
Ihan pienimmille kisoille ei rehellisesti kannata ruveta vuokrailemaan kalliita tiloja - ole siis realistinen etukäteisarvioitesi suhteen! Pahinta on, jos osallistumismaksut eivät kata edes paikkavuokraa.
 
 
 
3. Budjetti
Kuinka paljon sinulla on mahdollista satsata kilpailuihin? Kannattaa myös miettiä, mihin kaikkeen menee rahaa ja tästä laskea, kuinka paljon vähintään tarvitaan ilmoittautumismaksuista. Laske menot mieluummin ylä- kuin alakanttiin, samoin tulojen kanssa kannattaa olla pessimistinen: peruutuksia tulee aina. Huomaa, että tuottoja voi saada myös esimerkiksi myyntipöytien vuokrista! Myös sponsoreiden hankkimista kannattaa harkita isoimmissa kisoissa. Mahdollisia rahakaivoja:
Palkinnot
Mahdolliset kaluston rakennus/korjauskulut
Paikkavuokra?
Buffetin antimet
 
Tulostuskulut (lähtölistat, mainokset yms.)
 
Kuljetuskustannukset (jos paikka on muualla kuin takapihalla)
 
Koristeet?
-> Laske näiden perusteella kilpailumaksujen suuruus.  ** Normaalimaksu on noin 2-5 €
 
4. Järjestäjät
Pienimmissä kisoissa yleensä kaksi tai kolme järjestäjää riittää, mutta kun kisaajamäärä nousee, ei pari ihmistä millään ehdi tekemään kaikkea. Mukaan kannattaa rekrytoida sisarukset, vanhemmat, serkut ja naapurit. Tarvittaessa suurkisoissa järkkähaun voi laittaa vaikka foorumille. Muista varautua sairastumisiin ja varmista, että henkilökunta osaa hommansa ja tietää mitä tekee! Mieti, kuka hoitaa:
Kuulutus
Tuomaroinnit (este, koulu, näyttely…)
Ajanotto
Buffetin pito
Ratamestari, radan suunnittelija
Ratahenkilökunnan tehtävät
◦ Infopiste
Kuvaus?
Roudaaminen, kaluston kunnon huolehtiminen
Ensiapu
Joka kerta SM-kisojen kanssa kävi niin, että puolet vapaaehtoisista jätti tulematta. Terveisiä sinne. Siksi kannattaa aina olla varastossa joko ihmisiä, jotka voivat helposti hypätä puikkoihin tai sitten omaa aikaa pääjärjestäjänä, että ehtii paikkailla vähän siellä täällä.
 
 
 
5. Järjestelyjen yksityiskohdat
Kisoihin liittyy miljoona yksityiskohtaa. Tässä otin esiin muutamia, joita pitää miettiä etukäteen. Lisää näistä alussa linkkaamassani läpäreessä.
Ilmoittautuminen (miten, missä, milloin, kuka on vastuussa?)
Ilmoittautumismaksu (mestaruustasolla: peritäänkö osa ennakkomaksuna?)
Maksimiosallistujamäärä luokkiin, kuinka moneen luokkaan saa osallistua ja kuinka monta kertaa per luokka?
Mitä lajeja/luokkia/korkeuksia/arvostelutavat/säännöt?
Aikataulutus
      - Kuinka kauan varataan kuhunkin suoritukseen? Esim. 1,5 min per osallistuja + 5 min palkintojen jakoon -> 25:n osallistujan luokka kestää 42 min. -> riittääkö aika? -> Mitä jos aikataulu pettää?
Yleiset säännöt
Muuta oheistoimintaa? (Buffet, valmennusta…)
Kuka vastaa kysymyksiin? Kuka on juridisesti vastuussa? -> Vakuutukset? (Esim. perheen kotivakuutus)
Radat? (este ja koulu)
Voisin puhua näistä asioista vaikka kuinka paljon, mutta parempi ehkä jättää tämä näin. Mutta kuitenkin kannattaa mieluummin suunnitella liikaa, kuin liian vähän.
 
 
 
6. Mainostus ja tiedotus
Mainostamisen kanssa ei kannata arkailla, myöhemmin varmasti harmittaa, jos kisaajamäärä jää vajaaksi sen takia, ettet viitsinyt mainostaa tarpeeksi.
Eri tasoiset kilpailut vaativat eri määrän julkisuutta onnistuakseen. Seurakisoissa riittää kavereille viestitys, mutta jos kilpailijamäärä nousee seuratason ylärajoille, kannattaa harkita näitä vaihtoehtoja:
Mainostus sosiaalisissa medioissa
Omien sivujen infot
Skh-foorumi ja SKY:n sivut
Mainoslehtiset muissa tapahtumissa
Mainostus lehtissä?
Infosivujen ja kilpailukutsun sisältö on hyvin tärkeä. Et voi änkeä sivuja täyteen tavaraa, sillä sellaista ei lue kukaan. Kuitenkin kaikki tarpeellinen pitää löytyä ja balanssin löytäminen näiden ääripäiden kesken on löydyttävä.

 

 
7. Kisa-alueen suunnittelu
Tämä aihehan on suhteellisen pieni ja kuuluisi periaatteessa yksityiskohtien alle, mutta itselleni alueen suunnittelu on iso osa suunnitteluketjuani. Se auttaa muistamaan, mitä kaikkea tarvitaan ja helpottaa ajattelua. Ainakin minun kohdallani. Jos kisapaikka ei ole tuttu tai et ole rakentanut kisa-aluetta aiemmin, suosittelen lämpimästi pohjapiirroksen piirtämistä!
Kentän koko (huomioi aidat)
Onko koulu/estekentät erilliset?
Karsinastot hevosille
Veryttelyalue (+ verkkaesteet)
Myyntialue
• Infopiste
Lähtölistojen paikka
Parkkis
Tuomarien pöytä, kuulutuspaikka
Katsomo
Tavarasäilytys
Buffetin pöytä
Isommissa kisoissa valokuvaajien paikat
 
8. Pikkuroinat
Loppujen lopuksi kokonaisten, monilajisten kisojen pitoon tarvitaan älyttömät määrät tavaraa. Suosittelen laatimaan listan kaikesta tarvittavasti. Tässä muutamia asioita:
Esteet (puomit, tolpat, koristeet), tolpat koulukirjaimille
Aidat (isompiin kisoihin radan ympärille, koululuokkiin kouluaidat/puomit)
Koulukirjaimet, numerot esteisiin, nimilaput järjestäjille
Näyttelyyn ja isompiin laukka/raviluokkiin numerot
Kylttejä (lähiteille sekä kisa-alueelle)
Isoihin kisoihin kuulutusvehkeet
Katsomoon tuoleja, pöytiä eri tarkoituksiin
Kyniä, paperia, pahvia, mitta esteiden mittaamiseen, saksia, narua, teippiä
Kello, pilli, laskin
Palkinnot (ruusukkeet, pokaalit, tavarapalkinnot…?)
Karsinastot hevosille (maassa makaaminen ei ole kiva, tuolitkin riittävät)
Arvostelupaperit ja muut tulostettavat: lähtölistat (myös tuomareille, infopisteelle ja kuuluttajalle), koulu- ja näyttelyarvostelupaperit, radat…
 
 
Onneksi olkoon, olet rämpinyt läpi koko postauksen (vielä pari viitettä tulossa)! Osa tietysti on ihan itsestään selvää jaaritusta, mutta toivon, että saatte tästä jotain irti. Laittakaa toki mielipiteitänne ja ajatuksia kisojen järjestämisestä alle!
 
 
 
 
* SKY:n kilpailusäännöt tulevat ulos osina toivottavasti ensi kesän aikana. Näissä jaotteluna on
- Talli(/seura)taso, alle 20 osallistujaa
- Aluetaso, yli 20 osallistujaa
- Mestaruudet, vain lajikohtaiset mestaruudet
 
** Voit laskea sopivan kisamaksun esimerkiksi seuraavasti:
1. Laske menot yhteen mahdollisimman pessimistisesti (yllätyskuluja saattaa ilmaantua) (esim. 60 €)
2. Laske kaikkien starttien määrä (esim. jos pidät kolme kahdenkymmenen osallistujan luokkaa: 20 x 3 = 60, vaikeaa)
3. Päätä kuinka moneen luokkaan yksi osallistuja voi osallistua (esim. kaksi kertaa)
4. Jaa menot starttien määrällä ja kerro edellisen kohdan luvulla (esim. 60/60x2=2) ja se on siinä. Jos tuntuu, että haluat pelata varman päälle esimerkiksi perumisten varalta, voi tähän lisätä pari euroa.
HUOM! Tämä on yksi malli, en ota vastuuta mistään. : D
 
 


2 kommenttia:

  1. Huhhuh, kiitos avartavista vinkeistä. kirjoitin KAIKEN paperille, luin pariinkin kertaan. Linkit esim. SRL :llään kilpailulajeille, säännöille, ja arvostelutavoille olisi mukavat.
    Kiitos kuitenkin vinkeistä ;D

    VastaaPoista
    Vastaukset
    1. Hah, hyvä jos on hyötyä. : D Srl:n säännöt löytyy ratsastus.fi -> Materiaalisalkku. Sieltä löytyy kaikki pyytämäsi. : )

      Poista