Sanottakoon näin aluksi, että keppihevoskisoja on tuhatta eri tasoa: pikkukisat takapihalla, vannoutuneiden harrastajien tai aikuisten järjestämät kisat ja niin edelleen. Kaikilta kilpailuilta ei vaadita samaa tasoa, eikä kuulukaan. Palataan tähän vielä myöhemmin. Käsittelen asiat leirimateriaaleissa esittelemäni jaon mukaisesti kahdeksan otsikon alla. Onnittelen, jos jaksat lukea loppuun asti! : D
Alkusanat
Kisojen järjestäminen ei ole tähtitiedettä. Kuka tahansa osaa järjestää loistavat kisat, kunhan viitsii pistää pikkuisen vaivaa järjestelyihin ja panostaa pariin tärkeään peruselementtiin.
Ennen kaikkea on tärkeää olla
kaikissa toimissaan
◦ Tasapuolinen◦ Valmis vastaamaan kysymyksiin
◦ Perehtynyt aiheeseen (kilpailusääntöihin ja lajeihin)
◦ Myöntää virheensä
Ei ole koskaan häpeä pyytää
järjestelyissä apua, se on parempi ratkaisu kuin jäädä hautomaan asiaa
yksikseen! Suosittelen lämpimästi ennen kisoja tutustumaan esim. SM-kisojen
sääntöihin tai SRL:n julkaisuihin, niistä saa varmasti
hyviä ideoita. Ota rennosti ja muista pitää kivaa!
1. Kohderyhmä ja kokoluokka
Alussa ehdinkin sanomaan sanasen aiheesta. Ei ole mitenkään harvinaista, että kisajärjestäjä varautuu hulluun kilpailijamäärään, on tehnyt hienot järjestelyt ja suunnittelut ja sitten paikalle ilmestyy kolme kisaajaa. Hurraa. Tai toisinpäin: haukataan liian iso pala, pidetään hirveä määrä isoja luokkia, kisaajia tulee reippaasti, eivätkä järjestäjät ole kykeneviä hallitsemaan järjestelyjä, vaan kaikki kaatuu niskaan. Kumpikaan vaihtoehto ei ole kiva järjestäjälle eikä kisaajille.
Tässä lyhyesi, mitä suosittelisin tekemään:
• Minkä
tason kilpailut ovat ? Seura/alue/kansallinen?
*
• Kuinka
monta kilpailijaa pystyt ottamaan? Millainen
aikataulu tältä pohjalta rakennetaan (aikatauluista lisää myöhemmin)? Ota
mieluummin liian vähän, kuin liian paljon kilpailijoita, jos et ole tottunut
suurtapahtumien pyöritykseen.
• Keitä
kilpailuihin toivotaan? Vain
tuttuja vai onko tapahtuma avoin? Huomaa vaikutus ensimmäiseen kohtaan!-> Missä mainostetaan? Riittävätkö omat sivut/facebookin ryhmä/insta, halutaanko ilmoittaa omilla sivuilla/foorumilla…?
Tämän
perusteella voidaan ruveta suunnittelemaan paikkaa ja budjettia, mutta myös
nämä edeltävät vaikuttavat kohderyhmään. Älä haukkaa liian isoa palaa kerralla
ja pysy realistisena kilpailijamäärän ennusteissa.
2. Paikka
Kun kohderyhmä on selvillä,
voidaan miettimään paikkaa. Usein seuratason
kilpailut sijoittuvat
automaattisesti kotipihalle, mutta isompien kisojen kohdalla kannattaa jo ruveta miettimään, toteutuvatko toivottavat paikan ominaisuudet kotioloissa. On hyvä miettiä…
◦ Mitä kilpailtavat lajit vaativat? Koulukenttä, estekenttä, monté-rata,
maastoesterata…?
◦ Joudutaanko siirtymään muualle
omalta pihalta? Jos
joudutaan, onko paikka julkinen vai yksityinen, saako sinne mennä? Miten kalusto saadaan sinne?
◦ Ota
huomioon kisojen koko! Pikkukisat voi pitää vielä vaikka koulun pihalla ilman
lupia, mutta mitä jos kilpailijamäärä nousee?
◦ Ota
asiasta selvää hyvissä ajoin, ota rohkeasti yhteyttä ja suunnittele budjetti
sen mukana, joudutaanko paikasta maksamaan vuokraa. (Kirjalliset luvat!)
◦ Riittävätkö yhteydet (bussi- ja rautatieasemat/pysäkit)?
Onko tilaa parkkipaikalle? Onko saniteettitilat riittävät? Riittääkö kalusto? (Ks. Kohta 8.)
◦ Minkä
tason kilpailuiden edellytykset täyttyvät?*
Ihan pienimmille kisoille ei rehellisesti kannata ruveta vuokrailemaan kalliita tiloja - ole siis realistinen etukäteisarvioitesi suhteen! Pahinta on, jos osallistumismaksut eivät kata edes paikkavuokraa.
3. Budjetti
Kuinka paljon sinulla on
mahdollista satsata kilpailuihin? Kannattaa myös miettiä, mihin kaikkeen menee
rahaa ja tästä laskea, kuinka paljon vähintään tarvitaan
ilmoittautumismaksuista. Laske menot mieluummin ylä- kuin alakanttiin, samoin tulojen kanssa kannattaa olla pessimistinen: peruutuksia tulee aina. Huomaa, että
tuottoja voi saada myös esimerkiksi myyntipöytien vuokrista! Myös sponsoreiden
hankkimista kannattaa harkita isoimmissa kisoissa. Mahdollisia rahakaivoja:
◦ Palkinnot
◦ Mahdolliset
kaluston rakennus/korjauskulut
◦ Paikkavuokra?
◦ Buffetin
antimet
◦ Tulostuskulut
(lähtölistat, mainokset yms.)
◦ Kuljetuskustannukset
(jos paikka on muualla kuin takapihalla)
◦ Koristeet?
-> Laske näiden perusteella
kilpailumaksujen suuruus. ** Normaalimaksu on noin 2-5 €
4. Järjestäjät
Pienimmissä kisoissa yleensä kaksi
tai kolme järjestäjää riittää, mutta kun kisaajamäärä nousee, ei pari ihmistä
millään ehdi tekemään kaikkea. Mukaan kannattaa rekrytoida sisarukset,
vanhemmat, serkut ja naapurit. Tarvittaessa
suurkisoissa järkkähaun voi laittaa vaikka foorumille. Muista varautua
sairastumisiin ja varmista, että henkilökunta osaa hommansa ja tietää mitä
tekee! Mieti, kuka hoitaa:
◦ Kuulutus
◦ Tuomaroinnit (este, koulu, näyttely…)
◦ Ajanotto
◦ Buffetin
pito
◦ Ratamestari,
radan suunnittelija
◦ Ratahenkilökunnan
tehtävät
◦ Infopiste
◦ Kuvaus?
◦ Roudaaminen, kaluston kunnon huolehtiminen
◦ Ensiapu
Joka kerta SM-kisojen kanssa kävi niin, että puolet vapaaehtoisista jätti tulematta. Terveisiä sinne. Siksi kannattaa aina olla varastossa joko ihmisiä, jotka voivat helposti hypätä puikkoihin tai sitten omaa aikaa pääjärjestäjänä, että ehtii paikkailla vähän siellä täällä.
5. Järjestelyjen yksityiskohdat
Kisoihin liittyy miljoona
yksityiskohtaa. Tässä otin esiin muutamia, joita pitää miettiä etukäteen. Lisää näistä alussa linkkaamassani läpäreessä.
◦ Ilmoittautuminen
(miten, missä, milloin, kuka on vastuussa?)
◦ Ilmoittautumismaksu
(mestaruustasolla: peritäänkö osa ennakkomaksuna?)
◦ Maksimiosallistujamäärä luokkiin, kuinka moneen luokkaan
saa osallistua ja kuinka monta kertaa per luokka?
◦ Mitä
lajeja/luokkia/korkeuksia/arvostelutavat/säännöt?
◦ Aikataulutus
- Kuinka
kauan varataan kuhunkin suoritukseen? Esim. 1,5 min per osallistuja + 5 min
palkintojen jakoon -> 25:n osallistujan luokka kestää 42 min. ->
riittääkö aika? -> Mitä jos aikataulu pettää?
◦ Yleiset
säännöt
◦ Muuta
oheistoimintaa? (Buffet, valmennusta…)
◦ Kuka
vastaa kysymyksiin? Kuka on juridisesti vastuussa? -> Vakuutukset? (Esim. perheen kotivakuutus)
◦ Radat?
(este ja koulu)
Voisin puhua näistä asioista vaikka kuinka paljon, mutta parempi ehkä jättää tämä näin. Mutta kuitenkin kannattaa mieluummin suunnitella liikaa, kuin liian vähän.
6. Mainostus ja tiedotus
Mainostamisen kanssa ei kannata arkailla, myöhemmin varmasti harmittaa, jos kisaajamäärä jää vajaaksi sen takia, ettet viitsinyt mainostaa tarpeeksi.
Eri tasoiset kilpailut vaativat eri
määrän julkisuutta onnistuakseen. Seurakisoissa riittää kavereille viestitys,
mutta jos kilpailijamäärä nousee seuratason ylärajoille, kannattaa harkita
näitä vaihtoehtoja:
◦ Mainostus
sosiaalisissa medioissa
◦ Omien
sivujen infot
◦ Skh-foorumi ja SKY:n sivut
◦ Mainoslehtiset
muissa tapahtumissa
◦ Mainostus
lehtissä?
Infosivujen ja kilpailukutsun sisältö on hyvin tärkeä. Et voi änkeä sivuja täyteen tavaraa, sillä sellaista ei lue kukaan. Kuitenkin kaikki tarpeellinen pitää löytyä ja balanssin löytäminen näiden ääripäiden kesken on löydyttävä.
7. Kisa-alueen suunnittelu
Tämä aihehan on suhteellisen pieni ja kuuluisi periaatteessa yksityiskohtien alle, mutta itselleni alueen suunnittelu on iso osa suunnitteluketjuani. Se auttaa muistamaan, mitä kaikkea tarvitaan ja helpottaa ajattelua. Ainakin minun kohdallani. Jos
kisapaikka ei ole tuttu tai et ole rakentanut kisa-aluetta aiemmin, suosittelen
lämpimästi pohjapiirroksen piirtämistä!
• Kentän koko (huomioi aidat)
• Onko koulu/estekentät erilliset?
• Karsinastot hevosille
• Veryttelyalue (+ verkkaesteet)
• Myyntialue
• Infopiste
• Lähtölistojen paikka
• Parkkis
• Tuomarien pöytä, kuulutuspaikka
• Katsomo
• Tavarasäilytys
• Buffetin pöytä
• Isommissa kisoissa valokuvaajien
paikat
8. Pikkuroinat
Loppujen lopuksi kokonaisten, monilajisten kisojen pitoon tarvitaan älyttömät määrät tavaraa. Suosittelen laatimaan listan kaikesta tarvittavasti. Tässä muutamia asioita:
◦Esteet
(puomit, tolpat, koristeet), tolpat koulukirjaimille
◦Aidat
(isompiin kisoihin radan ympärille, koululuokkiin kouluaidat/puomit)
◦Koulukirjaimet,
numerot esteisiin, nimilaput järjestäjille
◦Näyttelyyn
ja isompiin laukka/raviluokkiin numerot
◦Kylttejä
(lähiteille sekä kisa-alueelle)
◦Isoihin
kisoihin kuulutusvehkeet
◦Katsomoon
tuoleja, pöytiä eri tarkoituksiin
◦Kyniä,
paperia, pahvia, mitta esteiden mittaamiseen, saksia, narua, teippiä
◦Kello,
pilli, laskin
◦Palkinnot
(ruusukkeet, pokaalit, tavarapalkinnot…?)
◦Karsinastot hevosille (maassa makaaminen ei
ole kiva, tuolitkin riittävät)
◦Arvostelupaperit
ja muut tulostettavat: lähtölistat (myös tuomareille, infopisteelle ja kuuluttajalle), koulu- ja
näyttelyarvostelupaperit, radat…
Onneksi olkoon, olet rämpinyt läpi koko postauksen (vielä pari viitettä tulossa)! Osa tietysti on ihan itsestään selvää jaaritusta, mutta toivon, että saatte tästä jotain irti. Laittakaa toki mielipiteitänne ja ajatuksia kisojen järjestämisestä alle!
* SKY:n kilpailusäännöt tulevat ulos osina toivottavasti ensi kesän aikana. Näissä jaotteluna on
- Talli(/seura)taso, alle 20 osallistujaa
- Aluetaso, yli 20 osallistujaa
- Mestaruudet, vain lajikohtaiset mestaruudet
** Voit laskea sopivan kisamaksun esimerkiksi seuraavasti:
1. Laske menot yhteen mahdollisimman pessimistisesti (yllätyskuluja saattaa ilmaantua) (esim. 60 €)
2. Laske kaikkien starttien määrä (esim. jos pidät kolme kahdenkymmenen osallistujan luokkaa: 20 x 3 = 60, vaikeaa)
3. Päätä kuinka moneen luokkaan yksi osallistuja voi osallistua (esim. kaksi kertaa)
4. Jaa menot starttien määrällä ja kerro edellisen kohdan luvulla (esim. 60/60x2=2) ja se on siinä. Jos tuntuu, että haluat pelata varman päälle esimerkiksi perumisten varalta, voi tähän lisätä pari euroa.
HUOM! Tämä on yksi malli, en ota vastuuta mistään. : D
Huhhuh, kiitos avartavista vinkeistä. kirjoitin KAIKEN paperille, luin pariinkin kertaan. Linkit esim. SRL :llään kilpailulajeille, säännöille, ja arvostelutavoille olisi mukavat.
VastaaPoistaKiitos kuitenkin vinkeistä ;D
Hah, hyvä jos on hyötyä. : D Srl:n säännöt löytyy ratsastus.fi -> Materiaalisalkku. Sieltä löytyy kaikki pyytämäsi. : )
Poista